Tôi tạo bài thuyết trình tại Microsoft. Đây là cách tôi tránh chết Death bằng PowerPoint PowerPoint
Năm lời khuyên của một chuyên gia để nhận được thông điệp của bạn theo cách rõ ràng, dễ hiểu và thậm chí có thể thú vị.
Tôi tạo bài thuyết trình tại Microsoft. Đây là cách tôi tránh chết Death bằng PowerPoint PowerPoint
[Ảnh: Teemu Paananen / Bapt]
TÁC GIẢ MONICA LUEDER6 PHÚT ĐỌC
Tôi không bao giờ mong đợi để tạo ra một sự nghiệp từ việc xây dựng các bài thuyết trình. Khi tôi đi học đại học vào giữa những năm 1990, tôi là một sinh viên chuyên ngành mỹ thuật, rất quan tâm đến bố mẹ tôi. Nhưng chính tình yêu dành cho cách kể chuyện bằng hình ảnh đã dẫn đến những gì tôi làm ngày hôm nay. Trong hơn mười năm, tôi đã làm việc trong Nhóm thiết kế trải nghiệm tại Microsoft, hỗ trợ các giám đốc điều hành trong toàn công ty, từ lãnh đạo sản phẩm đến CEO Satya Nadella, và tôi sống trong PowerPoint.
Ở cấp độ này, đôi khi cung cấp một sàn trượt giống như là một phần của truyền hình trực tiếp. Các sự kiện có thể diễn ra trên một sân khấu toàn cầu với cổ phần cao. Thường có hàng trăm người tham dự và hàng ngàn người khác xem qua webcast. Đội ngũ sản xuất đang đeo tai nghe và kêu gọi hành động. Âm nhạc bật lên, đèn bật sáng và người dẫn chương trình của bạn lên sân khấu. Luôn luôn hồi hộp khi thấy khán giả phản hồi.
Nhưng đằng sau hậu trường, điều thực sự cuốn hút tôi về tác phẩm này là chiến lược và cách kể chuyện đi vào nó. Khi bạn đang viết một bài thuyết trình, nó không chỉ là về slide trông như thế nào, mà là câu chuyện đằng sau nó. Để bay ở độ cao lớn như vậy, bạn phải súc tích. Thông điệp phải được hiểu bởi nhiều người.
Trong những năm qua đã có rất nhiều thay đổi, cả với truyền thông điều hành và với chính phần mềm. Nhưng sau nhiều năm kinh nghiệm và hàng ngàn dự án, đây là một vài nguyên tắc tôi muốn ghi nhớ Lời khuyên hữu ích cho dù bạn đang trình bày với năm người hay 500 người.
1. BIẾT ĐỐI TƯỢNG CỦA BẠN (VÀ ĐỊA ĐIỂM)
Đối với bất kỳ dự án, đây là dòng câu hỏi đầu tiên của tôi. Sự kiện diễn ra ở đâu, có bao nhiêu người sẽ tham dự và ai là người tạo nên khán giả? Câu chuyện sẽ khác nếu đó là bài phát biểu của các chuyên gia kỹ thuật so với một bài cho sinh viên hoặc nhóm bán hàng. Và bộ bài sẽ trông khác nhau đối với một phòng hội nghị so với khán phòng. Không có gì lạ khi chúng tôi điều chỉnh đồ họa hoặc kích thước phông chữ trong một bộ bài một khi chúng tôi có mặt tại một địa điểm và xem bộ bài trông như thế nào từ phía sau căn phòng trong quá trình luyện tập.
Điều này có vẻ rõ ràng, nhưng mục tiêu là phải thực sự chu đáo về việc điều chỉnh bài thuyết trình của bạn với khán giả. Điều quan trọng nhất là phải hiểu bạn đang trình bày với ai, mục đích của thông tin cho họ và kết quả sẽ như thế nào. Đây là Sao Bắc Đẩu của bạn. Ví dụ: Sếp của bạn có ở trong phòng không? Cô ấy có phải là người quan tâm nhiều đến quá trình và những gì bạn học được khi cô ấy làm về kết quả không? Sau đó thêm một phần vào bộ bài của bạn về những bài học kinh nghiệm có thể áp dụng cho phần còn lại của đội.
Đây có phải là một chủ đề mới cho hầu hết mọi người trong khán giả, sau đó hãy chắc chắn rằng bạn đang thực sự nói chuyện với họ ở cấp độ của họ và không nói chuyện qua đầu họ.
2. STORYBOARD LÊN PHÍA TRƯỚC
Khi tôi khởi động một dự án, tôi sẽ thường tạo ra một bộ xương với đội ngũ hoặc giám đốc điều hành có liên quan. Đây có thể là ghi chú trên mỗi slide cho biết hình ảnh, đồ họa hoặc thông điệp nào xuất hiện trên đó hoặc có thể là một bản phác thảo nhanh. Sau đó, bên dưới tôi sẽ dán vào những gì chúng tôi nghĩ rằng bài phát biểu sẽ nói.
Làm điều này giúp mọi người có được trên cùng một trang. Nó cũng khiến bạn không tập trung vào thiết kế của bộ bài trước khi bạn có câu chuyện thực tế mà bạn đang cố gắng nghĩ ra, điều này rất giống với việc cố gắng trang trí một chiếc bánh trước khi bạn nướng nó. Việc xây dựng nội dung có thể mất nhiều thời gian, vì vậy việc lên kế hoạch cho các slide lên phía trước và mua lại thực sự có ích.
Các slide sử dụng lại PowerPoint [Hoạt hình: lịch sự của Microsoft]
Cho dù bài thuyết trình cao hay phức tạp như thế nào, khán giả của bạn sẽ chỉ lấy đi một vài ý chính. Hãy chắc chắn rằng bạn đã rõ ràng về những điều quan trọng đó, sau đó bắt đầu đóng khung xung quanh chúng.
3. VẼ MẮT Ở NƠI BẠN MUỐN, KHI BẠN MUỐN
Nhiều chuyên gia có thể không đồng ý với tôi, nhưng tôi không phải là người thích chuyển động không cần thiết trong bài thuyết trình. Sử dụng hình ảnh động và âm thanh một cách tiết kiệm và có chủ ý.
Nếu người nói đang cố gắng nói trong khi video phát trực tiếp ngay cả khi nó diễn ra âm thầm trong nền thì thì khán giả thường sẽ tập trung vào những gì họ đang thấy và có thể điều chỉnh người trình bày. Nếu bạn muốn hiển thị video hoặc bản dựng hoạt hình, hãy đảm bảo rằng nó thực sự làm tăng giá trị cho câu chuyện của bạn. Hãy nghĩ về nó giống như một quảng cáo hoặc một đoạn xen kẽ một trò chơi tuyệt vời để làm nổi bật quan điểm của bạn.
4. GIỮ CHO NÓ ĐƠN GIẢN, NGHIÊM TÚC
Ngay khi bạn đưa lên một slide chứa quá nhiều văn bản, mọi người sẽ ngừng chú ý đến bạn, bạn đang cố đọc slide. Cuối cùng, bạn muốn mọi người tập trung vào người nói hơn là cố gắng mổ xẻ slide. Slide có mặt để hỗ trợ người nói và hướng dẫn khán giả thông qua nội dung.
Một nguyên tắc nhỏ tôi xây dựng bài thuyết trình bằng cách: Dự kiến nói chuyện hoặc trình bày trung bình 2 phút 3 phút trên mỗi slide. Ví dụ: nếu bạn có kế hoạch trình bày trong 50 phút, có lẽ bạn nên có khoảng 15 slide25. Điều này có thể cảm thấy giống như nói nhiều và tập trung vào bạn nhiều hơn so với bản thân, và đó là sự thật. Khán giả có mặt để lắng nghe người nói, cho dù PowerPoint của bạn tuyệt vời đến đâu.
Biểu tượng chuyển văn bản sang nghệ thuật thông minh [Hoạt hình: lịch sự của Microsoft]
Tuy nhiên, đồng thời, bạn muốn bản trình bày có ý nghĩa và tiện ích, vì vậy nó tự đứng. Cân bằng các lực lượng này là câu hỏi muôn thuở, những gì nên đi trên boong thực tế so với vai trò của người nói?
Câu trả lời nói chung là quy tắc KISS nổi tiếng. Phá vỡ các khối thông tin lớn xuống văn bản cấp cao chỉ bao gồm chủ đề, và sau đó nói với phần còn lại của thông tin. Và, giữ cho nó đơn giản. Ít luôn luôn là nhiều hơn.
5. DUY TRÌ HIỆN TẠI
Bạn là chuyên gia về những gì bạn dự định nói, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn là một chuyên gia trong việc tạo ra các bài thuyết trình. Rất may, công nghệ giúp mọi người dễ dàng tạo ra các bài thuyết trình hấp dẫn mà không cần kinh nghiệm của tôi. Và, ngay cả đối với tôi, các tính năng mới trong PowerPoint đã thay đổi trò chơi.
Tôi đã nghỉ thai sản khi Microsoft lần đầu tiên phát hành PowerPoint Designer và tính năng Morph . Tôi nhớ mình đã ở hậu trường tại sự kiện lớn đầu tiên của mình sau khi tôi đi làm trở lại và ai đó đã thấy tôi sử dụng công cụ chuyển động và đau đớn xếp hàng hoạt hình của tôi trên slide và hỏi tại sao tôi không sử dụng Morph. Tôi phải nói rằng tôi đã hoài nghi rằng nó có thể hoạt động tốt như quá trình sử dụng các bản dựng của tôi, nhưng nó là một công cụ thay đổi trò chơi đối với tôi. Với Morph tôi có thể làm cho các vật thể trở nên sinh động và xoay quanh một trục trong vài phút. Trước đây, tôi có thể mất vài giờ.
Các tính năng tôi sử dụng thường xuyên nhất bao gồm các slide sử dụng lại, chuyển văn bản thành biểu tượng và Morph. Sử dụng lại các slide cho phép tôi nhanh chóng thêm các slide từ các sàn gần đây trong PowerPoint, vì vậy tôi không cần phải bắt đầu lại từ đầu. Chuyển văn bản thành biểu tượng cũng là cứu cánh vì tất cả những gì tôi cần làm là nhập danh sách dấu đầu dòng và Nhà thiết kế sẽ đề xuất các biểu tượng phù hợp, tất cả đều có bố cục hiệu quả và bóng bẩy.
Ngày nay, với phần mềm được cập nhật thường xuyên, nó trả tiền để theo kịp những gì mới để tiết kiệm thời gian của bạn. Bạn nên là người kể chuyện và để công cụ phần mềm thực hiện công việc thiết kế cho bạn.
Tôi tạo bài thuyết trình tại Microsoft. Đây là cách tôi tránh chết Death bằng PowerPoint PowerPoint
[Ảnh: Teemu Paananen / Bapt]
TÁC GIẢ MONICA LUEDER6 PHÚT ĐỌC
Tôi không bao giờ mong đợi để tạo ra một sự nghiệp từ việc xây dựng các bài thuyết trình. Khi tôi đi học đại học vào giữa những năm 1990, tôi là một sinh viên chuyên ngành mỹ thuật, rất quan tâm đến bố mẹ tôi. Nhưng chính tình yêu dành cho cách kể chuyện bằng hình ảnh đã dẫn đến những gì tôi làm ngày hôm nay. Trong hơn mười năm, tôi đã làm việc trong Nhóm thiết kế trải nghiệm tại Microsoft, hỗ trợ các giám đốc điều hành trong toàn công ty, từ lãnh đạo sản phẩm đến CEO Satya Nadella, và tôi sống trong PowerPoint.
Ở cấp độ này, đôi khi cung cấp một sàn trượt giống như là một phần của truyền hình trực tiếp. Các sự kiện có thể diễn ra trên một sân khấu toàn cầu với cổ phần cao. Thường có hàng trăm người tham dự và hàng ngàn người khác xem qua webcast. Đội ngũ sản xuất đang đeo tai nghe và kêu gọi hành động. Âm nhạc bật lên, đèn bật sáng và người dẫn chương trình của bạn lên sân khấu. Luôn luôn hồi hộp khi thấy khán giả phản hồi.
Nhưng đằng sau hậu trường, điều thực sự cuốn hút tôi về tác phẩm này là chiến lược và cách kể chuyện đi vào nó. Khi bạn đang viết một bài thuyết trình, nó không chỉ là về slide trông như thế nào, mà là câu chuyện đằng sau nó. Để bay ở độ cao lớn như vậy, bạn phải súc tích. Thông điệp phải được hiểu bởi nhiều người.
Trong những năm qua đã có rất nhiều thay đổi, cả với truyền thông điều hành và với chính phần mềm. Nhưng sau nhiều năm kinh nghiệm và hàng ngàn dự án, đây là một vài nguyên tắc tôi muốn ghi nhớ Lời khuyên hữu ích cho dù bạn đang trình bày với năm người hay 500 người.
1. BIẾT ĐỐI TƯỢNG CỦA BẠN (VÀ ĐỊA ĐIỂM)
Đối với bất kỳ dự án, đây là dòng câu hỏi đầu tiên của tôi. Sự kiện diễn ra ở đâu, có bao nhiêu người sẽ tham dự và ai là người tạo nên khán giả? Câu chuyện sẽ khác nếu đó là bài phát biểu của các chuyên gia kỹ thuật so với một bài cho sinh viên hoặc nhóm bán hàng. Và bộ bài sẽ trông khác nhau đối với một phòng hội nghị so với khán phòng. Không có gì lạ khi chúng tôi điều chỉnh đồ họa hoặc kích thước phông chữ trong một bộ bài một khi chúng tôi có mặt tại một địa điểm và xem bộ bài trông như thế nào từ phía sau căn phòng trong quá trình luyện tập.
Điều này có vẻ rõ ràng, nhưng mục tiêu là phải thực sự chu đáo về việc điều chỉnh bài thuyết trình của bạn với khán giả. Điều quan trọng nhất là phải hiểu bạn đang trình bày với ai, mục đích của thông tin cho họ và kết quả sẽ như thế nào. Đây là Sao Bắc Đẩu của bạn. Ví dụ: Sếp của bạn có ở trong phòng không? Cô ấy có phải là người quan tâm nhiều đến quá trình và những gì bạn học được khi cô ấy làm về kết quả không? Sau đó thêm một phần vào bộ bài của bạn về những bài học kinh nghiệm có thể áp dụng cho phần còn lại của đội.
Đây có phải là một chủ đề mới cho hầu hết mọi người trong khán giả, sau đó hãy chắc chắn rằng bạn đang thực sự nói chuyện với họ ở cấp độ của họ và không nói chuyện qua đầu họ.
2. STORYBOARD LÊN PHÍA TRƯỚC
Khi tôi khởi động một dự án, tôi sẽ thường tạo ra một bộ xương với đội ngũ hoặc giám đốc điều hành có liên quan. Đây có thể là ghi chú trên mỗi slide cho biết hình ảnh, đồ họa hoặc thông điệp nào xuất hiện trên đó hoặc có thể là một bản phác thảo nhanh. Sau đó, bên dưới tôi sẽ dán vào những gì chúng tôi nghĩ rằng bài phát biểu sẽ nói.
Làm điều này giúp mọi người có được trên cùng một trang. Nó cũng khiến bạn không tập trung vào thiết kế của bộ bài trước khi bạn có câu chuyện thực tế mà bạn đang cố gắng nghĩ ra, điều này rất giống với việc cố gắng trang trí một chiếc bánh trước khi bạn nướng nó. Việc xây dựng nội dung có thể mất nhiều thời gian, vì vậy việc lên kế hoạch cho các slide lên phía trước và mua lại thực sự có ích.
Các slide sử dụng lại PowerPoint [Hoạt hình: lịch sự của Microsoft]
Cho dù bài thuyết trình cao hay phức tạp như thế nào, khán giả của bạn sẽ chỉ lấy đi một vài ý chính. Hãy chắc chắn rằng bạn đã rõ ràng về những điều quan trọng đó, sau đó bắt đầu đóng khung xung quanh chúng.
3. VẼ MẮT Ở NƠI BẠN MUỐN, KHI BẠN MUỐN
Nhiều chuyên gia có thể không đồng ý với tôi, nhưng tôi không phải là người thích chuyển động không cần thiết trong bài thuyết trình. Sử dụng hình ảnh động và âm thanh một cách tiết kiệm và có chủ ý.
Nếu người nói đang cố gắng nói trong khi video phát trực tiếp ngay cả khi nó diễn ra âm thầm trong nền thì thì khán giả thường sẽ tập trung vào những gì họ đang thấy và có thể điều chỉnh người trình bày. Nếu bạn muốn hiển thị video hoặc bản dựng hoạt hình, hãy đảm bảo rằng nó thực sự làm tăng giá trị cho câu chuyện của bạn. Hãy nghĩ về nó giống như một quảng cáo hoặc một đoạn xen kẽ một trò chơi tuyệt vời để làm nổi bật quan điểm của bạn.
4. GIỮ CHO NÓ ĐƠN GIẢN, NGHIÊM TÚC
Ngay khi bạn đưa lên một slide chứa quá nhiều văn bản, mọi người sẽ ngừng chú ý đến bạn, bạn đang cố đọc slide. Cuối cùng, bạn muốn mọi người tập trung vào người nói hơn là cố gắng mổ xẻ slide. Slide có mặt để hỗ trợ người nói và hướng dẫn khán giả thông qua nội dung.
Một nguyên tắc nhỏ tôi xây dựng bài thuyết trình bằng cách: Dự kiến nói chuyện hoặc trình bày trung bình 2 phút 3 phút trên mỗi slide. Ví dụ: nếu bạn có kế hoạch trình bày trong 50 phút, có lẽ bạn nên có khoảng 15 slide25. Điều này có thể cảm thấy giống như nói nhiều và tập trung vào bạn nhiều hơn so với bản thân, và đó là sự thật. Khán giả có mặt để lắng nghe người nói, cho dù PowerPoint của bạn tuyệt vời đến đâu.
Biểu tượng chuyển văn bản sang nghệ thuật thông minh [Hoạt hình: lịch sự của Microsoft]
Tuy nhiên, đồng thời, bạn muốn bản trình bày có ý nghĩa và tiện ích, vì vậy nó tự đứng. Cân bằng các lực lượng này là câu hỏi muôn thuở, những gì nên đi trên boong thực tế so với vai trò của người nói?
Câu trả lời nói chung là quy tắc KISS nổi tiếng. Phá vỡ các khối thông tin lớn xuống văn bản cấp cao chỉ bao gồm chủ đề, và sau đó nói với phần còn lại của thông tin. Và, giữ cho nó đơn giản. Ít luôn luôn là nhiều hơn.
5. DUY TRÌ HIỆN TẠI
Bạn là chuyên gia về những gì bạn dự định nói, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn là một chuyên gia trong việc tạo ra các bài thuyết trình. Rất may, công nghệ giúp mọi người dễ dàng tạo ra các bài thuyết trình hấp dẫn mà không cần kinh nghiệm của tôi. Và, ngay cả đối với tôi, các tính năng mới trong PowerPoint đã thay đổi trò chơi.
Tôi đã nghỉ thai sản khi Microsoft lần đầu tiên phát hành PowerPoint Designer và tính năng Morph . Tôi nhớ mình đã ở hậu trường tại sự kiện lớn đầu tiên của mình sau khi tôi đi làm trở lại và ai đó đã thấy tôi sử dụng công cụ chuyển động và đau đớn xếp hàng hoạt hình của tôi trên slide và hỏi tại sao tôi không sử dụng Morph. Tôi phải nói rằng tôi đã hoài nghi rằng nó có thể hoạt động tốt như quá trình sử dụng các bản dựng của tôi, nhưng nó là một công cụ thay đổi trò chơi đối với tôi. Với Morph tôi có thể làm cho các vật thể trở nên sinh động và xoay quanh một trục trong vài phút. Trước đây, tôi có thể mất vài giờ.
Các tính năng tôi sử dụng thường xuyên nhất bao gồm các slide sử dụng lại, chuyển văn bản thành biểu tượng và Morph. Sử dụng lại các slide cho phép tôi nhanh chóng thêm các slide từ các sàn gần đây trong PowerPoint, vì vậy tôi không cần phải bắt đầu lại từ đầu. Chuyển văn bản thành biểu tượng cũng là cứu cánh vì tất cả những gì tôi cần làm là nhập danh sách dấu đầu dòng và Nhà thiết kế sẽ đề xuất các biểu tượng phù hợp, tất cả đều có bố cục hiệu quả và bóng bẩy.
Ngày nay, với phần mềm được cập nhật thường xuyên, nó trả tiền để theo kịp những gì mới để tiết kiệm thời gian của bạn. Bạn nên là người kể chuyện và để công cụ phần mềm thực hiện công việc thiết kế cho bạn.
Nhận xét
Đăng nhận xét